7 روش ایده آل برای افزایش کارایی جلسات اداری
سومین عاملی که وقت پرسنل سازمان را به خود اختصاص می دهد جلسات سازمانی است، به طوریکه 50% از زمان در دسترس یک فرد صرف جلسات فردی یا دو نفره می شود. مطابق نظر اکثر افراد نیمی از زمان این جلسات بیهوده از بین می رود و این بدان معناست که 25% از کل زمان در دسترس فرد در جلسات روزانه از بین می رود.
خیلی از جلسات، عطف به جلسات گذشته بوده و غیر ضروری می باشد و می توان از راههای دیگری به نتایج این جلسات دست یافت. مثلاً می توان از یک یادداشت کوچک استفاده کرد، از یک کنفرانس تلفنی کمک گرفت، می توانید با افراد به صورت مجزا و فردی صحبت کنید و یا حتی این موضوع را تا جلسه ای دیگر به تعویق انداخته و در آن جلسه مطرح نمود.
2) یک دستور جلسه بنویسید
چنانچه ضروری بودن جلسه برای شما قطعی به نظر می رسد، هدف واضحی را برای جلسه تعیین نموده و آن را در قسمت بالای صورتجلسه بنویسید. یک از ابزارهای عالی مدیریت زمان، نوشتن یک پاراگراف درخصوص هدف برگزاری جلسه می باشد. با این جمله شروع کنید ” ما این جلسه را جهت دستیابی به اهداف ذیل برگزار می کنیم : ” سپس به شرح تفضیلی اهداف بپردازید، این کار به صورت چشمگیر و قابل توجهی به جلسه شما نظم می بخشد. یک دستور جلسه و یا یک لیست از هر آنچه که باید در جلسه مطرح شود تنظیم کنید. سپس مقابل هر آیتم نام فردی که انتظار می رود آن آیتم را انجام دهد مقابل آن بنویسید و 24 ساعت قبل از شروع جلسه (در صورت امکان) آن را منتشر کنید تا هر فرد بداند در چه مواردی مشارکت دارد و همه بدانند که درخصوص چه موضوعاتی در جلسه بحث خواهد شد. این روش را در جلسات با رئیسان، پرسنل زیر دست، مشتریان، تأمین کننده ها و هرکس دیگری را می توانید به کار بگیرید.
3) یکبار شروع کنید و متوقف شوید
زمانی برای شروع و پایان جلسه مشخص کنید. برای مثال اگر زمان شروع و پایان جلسه را 8 تا 9 تعیین کرده اید دقیقاً رأس ساعت 8 جلسه را شروع کرده و رأس ساعت 9 آن را به اتمام برسانید. مشخص نبودن زمان پایان جلسات یکی از عوامل اصلی شناخته شده در اتلاف وقت در جلسه ها می باشد. قانون دیگر: منتظر متأخرین نباشید، بدون هیچ چون و چرایی بیندیشید که متأخرین به هیچ وجه به جلسه نخواهند آمد و در زمان مشخص شده جلسه را شروع کنید. ناعادلانه است که افرادی که سر وقت به جلسه آمده اند این گونه انتظار بکشند و به وسیله افراد متأخر مجازات شوند.
در این خصوص برخی شرکت ها از ---------- خاصی استفاده می کنند آنها درب اتاق جلسات را رأس ساعتی که به عنوان شروع جلسه ذکر شده قفل می کنند و افرادی که دیر به جلسه می رسند اجازه ورود به ان را ندارند. با این روش شما می توانید مطمئن باشید که در جلسه بعدی آنها تأخیر نخواهند داشت.
4) ابتدا به سراغ موارد مهم بروید
وقتی شما یک دستور جلسه تنظیم می کنید از قانون 20/80 استفاده کنید، 20% موارد با اهمیت را در ابتدای دستور جلسه قرار دهید، این روش در صورت کمبود وقت به شما کمک خواهد کرد تا به 80% از نتایج برگزاری جلسه پیش از اتمام آن دستیابی پیدا کنید. 5) نتایج را خلاصه کنید
وقتی موردی در دستور جلسه مطرح می گردد، نتایج آن و نحوه خاتمه بحث را خلاصه کنید، قبل از اینکه به سراغ آیتم بعدی بروید، توافقات را در خصوص آیتم فعلی کامل کنید.
مجدداً، قبل از تصمیم برای اجرا تواقفات نهایی شده را بازخوانی کنید.
6) مسئولیت های اختصاصی هر فرد را مشخص کنید
اگر تصمیم اتخاذ کرده اید، مسئولیت های مخصوص هر عمل را مشخص کنید و فرجه زمانی مربوط به آن را تعیین نمایید، به خاطر داشته باشید، تصمیمات و توافقات بدون تعیین مسئول مربوطه و زمان صرفاً یک هم صحبتی گذراست. به وضوح مشخص کنید، چه کسی، چه زمانی، چه کاری را باید انجام دهد.
7) صورت جلسه را به جریان بیاندازید
نوشتن دقیق صورتجلسه که جریان انداختن آن ظرف مدت 24 ساعت پس از اتمام جلسه (در صورت امکان) یکی از کلیدی ترین نکات در خصوص به حداکثر رساندن اثر بخشی جلسات است. شخصی که نتایج جلسه را در صورتجلسه به صورت دقیق تبیین می کند، به صورت بالقوه از برداشتهای غلط و ناصواب آتی جلوگیری خواهد کرد. صورتجلسه باید به طور کامل از دستور جلسه ای که از پیش آماده شده پیروی کند و باید مطمئن شوید که همه به وضوح از توافقات، مسئولیت ها و فرجه زمانی آن آگاهی دارند.